Meie Riias asuv Dummy-keskus on suvepuhkusel 9. juuli - 8. august.

Antalise Privaatsusteade

Privaatsusteade - kliendid ja kolmandad isikud
Jõustunud mais 2018.

Sisukord
1. Kes me oleme?
2. Keda privaatsusteade puudutab?
3. Millist teavet privaatsusteade puudutab?
4. Milliseid andmeid me kogume ja kuidas neid kasutame?
5. Andmete rahvusvaheline edastamine
6. Andmete avaldamine
7. Teenusepakkujad
8. Oma andmete ajakohastamine
9. Andmete säilitamine
10. Teie õigused

1. KES ME OLEME?

Antalis International (edaspidi ANTALIS) on Prantsusmaa aktsiaselts aktsiakapitaliga 213 000 000 eurot. ANTALIS on registreeritud äriregistris Registre du Commerce et des Sociétés of Nanterre numbri 410 336 069 all. ANTALISe registrijärgne asukoht on 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Prantsusmaa).   Kontsern ANTALIS on üks juhtivaid professionaalseid paberite, reklaammaterjalide ja pakkelahenduste pakkujaid Euroopas ja maailmas (väljaspool Ameerika Ühendriike). Kontsern ANTALIS on ainuke oma sektori ettevõte, mis on tütarettevõtete kaudu rahvusvaheliselt esindatud 43 riigis. Kontsern esindab turul üht kõige laiemat ja mitmekesisemat toodete ja lahenduste valikut. Kontsern pakub oma klientidele kvaliteetset ja uuenduslikku teenuse taset toodete isikupärastamise, asjatundlikkuse ja logistika vallas, eeskätt oma 123 üle kogu maailma asuva jaotuskeskuse kaudu.  
Kontserni ANTALIS kuuluvate ettevõtete kontaktid üle kogu maailma leiate meie veebilehelt www.antalis.com.

ANTALIS on võtnud endale kohustuse koguda, säilitada ja kasutada oma klientide ja ärikontaktide personaalset teavet vastutustundlikult. Andmekaitseseaduste sätted, mis kehtivad Euroopa Liidus ja ka mujal, kehtestavad ANTALISele ranged nõuded.

Oma tegevusjuhendi kaudu on ANTALIS teinud enda ja oma kontserni ettevõtete nimel avalduse, milles kontsern teadvustab iga indiviidi võõrandamatut põhiõigust oma eraelu ja isikuandmeid kaitsta. ANTALIS kohustub võtma kasutusele vajalikud menetlused selleks, et isikuandmete kogumine ja töötlemine oleks ettevõtte tegevuste ajal kooskõlas kohaldatavate seadustega ning selle käigus võetaks piisavalt arvesse inimesi, turvalisust ja nende teabe konfidentsiaalsust. Rohkem teavet leiate meie veebilehelt www.antalis.com.  

Kontsern ANTALIS töötab selle nimel, et ajakohastada oma tegevust kooskõlas Euroopa Liidu määrusega nr 2016/679 isikuandmete kaitse kohta . Kontsern võtab kasutusele ettevõttesisese andmekaitse programmi, et toetada isikuandmete kogumisel, kasutamisel ja käsitsemisel ühtse standardi kohaldamist terves kontsernis.

Teie isikuandmete vastutav(ad) töötleja(d) on kontserni ANTALIS kuuluv ettevõte või ettevõtted, kellega te suhtlete, kellele edaspidi viidatakse kui ANTALISele.

Selles privaatsusteates selgitatakse, kuidas me võime oma klientide, tarnijate, aktsionäride, teiste ettevõtete ja oma ettevõtte kontaktide kohta teavet koguda, kasutada ja avaldada, ning kirjeldatakse õigusi, mis teil oma isikuandmete suhtes on. Palun lugege privaatsusteade hoolikalt läbi.   


2. KEDA PRIVAATSUSTEADE PUUDUTAB?

Kliendid
Teade puudutab individuaalseid kliente, kellega me koostööd teeme, sealhulgas potentsiaalseid kliente. See kehtib personaalse teabe suhtes, mida kogutakse meie kliendisuhte loomise protsessi käigus ja kliendilepingu lõpetamisel. Samuti kehtib see teabe suhtes, mida kogutakse kliendisuhte käigus.

Teade kehtib ka kliendi ettevõtte töötajate isikliku teabe suhtes, mida võime saada toodete ja teenuste osutamise raames. Sellistel juhtudel vastutab meie põhiline kliendi kontaktisik selle eest, et kõik mõjutatud isikud oleksid teadlikud, et nende isikuandmed esitatakse meile, ning oleksid teadlikud sellest, millisel eesmärgil me seda teavet kasutada kavatseme, ning sel eesmärgil võib neile näidata teate koopiat. 

Aktsionärid
Eeltoodud kirjeldus kehtib samamoodi meie aktsionäride suhtes.

Tarnijad
Eeltoodud kirjeldus kehtib samamoodi meie tarnijate suhtes.

Ärikontaktid
Lisaks hõlmab see teade nende isikute isiklikku teavet, kes ei ole praegused või endised kliendid või aktsionärid, kuid kes suhtlevad ANTALISega, tellides teavitusi, sh e-posti teavitused ja väljaanded, või kes osalevad ANTALISe korraldatud üritustel (kas üksi või koos partnerorganisatsioonidega). 

Muud kontaktid
See teade hõlmab ka nende isikute personaalset teavet, kellega ANTALISel on ärilised kokkulepped või kontaktid oma äritegevuse käigus, sh esindajad, teised sidusrühmad ja vastaspooled.   

3. MILLIST TEAVET SEE PRIVAATSUSPOLIITIKA PUUDUTAB?

Privaatsusteates käsitatakse personaalse teabena igasugust (elektroonilist või kirjalikku) teavet isiku kohta, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada, eriti viitega identifikaatorile, sh nimi, isikukood, asukohaandmed, veebituvastaja või ühte või mitut füüsilist, füsioloogilist, geneetilist, vaimset, majanduslikku, kultuurilist või sotsiaalset identiteeti kirjeldava teguri kaudu.

See hõlmab ka personaalse teabe eriliike (andmete eriliigid), mille põhjal saame tuvastada või järeldada, milline on isiku rass või etniline päritolu, poliitilised seisukohad, usulised veendumused või muud sama laadi veendumused, ametiühingu liikmelisus, füüsiline või vaimne tervis või seisund (sh biomeetrilised ja geneetilised andmed), seksuaalelu / seksuaalne sättumus, või kohtulik teave (sh teave, mis puudutab kuriteo toimepanekut või väidetavat toimepanekut ja võimalikku määratud karistust või trahvi).

ANTALIS kogub sellesse kategooriasse kuuluvat teavet üksnes siis, kui see on vajalik ühel allpool kirjeldatud eesmärgil. Lisateavet selle kohta, millal ja miks meil võib olla vaja sellist teavet koguda, on ära toodud allpool osas 4 pealkirjaga „Kogutavad andmed ja nende kasutamine“. 

4. MILLISEID ANDMEID ME KOGUME JA KUIDAS NEID KASUTAME?

ANTALIS võib teie isikuandmeid kasutada mitmel eesmärgil, nagu on alljärgnevates osades kirjeldatud.   ANTALIS on võtnud endale kohustuse koguda ja kasutada üksnes sellist personaalset teavet, mis on vajalik meie klientidele toodete pakkumiseks ja teenuste osutamiseks; luua ja/või hoida ärisuhteid oma ärikontaktidega; ja teavitada isikuid toodetest, teenustest ja sündmustest, mida peab mõistlikkuse piires nende jaoks huvipakkuvaks ja/või mille puhul isikud on muul viisil kinnitanud oma eelistust ANTALISelt sellist teavitust saada. Te saate rohkem teavet selle kohta, millisel eesmärgil, millist teavet, millistest allikatest ja millistel õiguslikel alustel ANTALIS koguda võib, kui saadate sellekohase küsimusega e-kirja aadressile info.ee@antalis.com.   

Mõnel juhul olete kohustatud esitama ANATALISele personaalset teavet, et saaksime pakkuda teile (või teie tööandjale) tooteid ja osutada teenuseid, suhelda teiega või täita ANTALISe seaduslikke kohustusi.
Identiteet, huvide konfliktid, rahapesuvastane võitlus ja muud kontrollimised 

ANTALIS kogub meie uue kliendisuhete loomise protsessi raames eri laadi teavet klientide ja ärikontaktide kohta. Sellele võib viidata kui nõuetele vastavuse kontrollimisele või siis protsessile „tunne oma klienti“ või „tunne oma tarnijat“. Kontrollimine võib hõlmata muu hulgas järgmist:
Isiku tuvastamine: tõendid nime ja aadressi kohta   
Äriühingute ja teiste juriidiliste isikute reaalne omandiline kuuluvus
Huvide konflikti kontrollimine: et vältida huvide konflikti mõne teise kliendiga.
Rahapesuvastase tegevuse, kuritegevusest saadava tulu ja terroristide rahastamise kontroll.
Riikliku taustaga isikute kontroll: isikud, kellel on silmapaistev roll valitsuses, kohtusüsteemis, kohtutes, keskpankades, saatkondades, relvajõududes ja riigi omandis olevates ettevõtetes, sealhulgas nende pereliikmed ja lähedased kolleegid.
Riiklike sanktsioonide loetelu kontroll
Siseringitehingute loetelu

Neid kontrollimisi tehakse õiguslikel, regulatiivsetel ja ärilistel kaalutlustel. Neid on meie lepingu vältel võib-olla vaja korrata. On oluline, et esitaksite meile kogu vajaliku teabe ja dokumendid. Vastasel juhul võib teabe ja dokumentide puudumine mõjutada meie võimalust teile tooteid ja teenuseid pakkuda.

Osaliselt võime selle teabe saamiseks kasutada ka kolmandatest isikutest allikaid. Andmetele on võimalik juurde pääseda, kui saadate sellekohase e-kirja aadressile info.ee@antalis.com

Toodete ja teenuste pakkumine  
ANTALIS võib teie kohta lepingu kehtivusaja vältel koguda või koostada lisaandmeid selleks, et pakkuda teile sobivaid tooteid ja teenuseid.
Me võime teie isiklikku teavet kasutada ka selleks, et:
Hallata meie suhtlust ja säilitada lepingulisi suhteid
Täita raamatupidamise ja maksudega seotud ülesandeid
Teha turundustegevusi ja arendada äritegevust
Täita ANTALISe regulatiivseid kohustusi
Kehtestada seadusest tulenevad õigused ning neid teostada ja kaitsta
Ennetada ja tuvastada kuritegevust
Ajalooliste ülevaadete koostamiseks ja statistika tegemiseks 

Muu ärisuhtlus
Äritegevuse või muul viisil ANTALISega äriliselt suhtlemise raames võime koguda või koostada teie kohta andmeid. Me võime kasutada sellist personaalset teavet oma suhte haldamiseks ja lepinguliste suhete säilitamiseks, raamatupidamisarvestuse pidamise ja maksude tasumise eesmärgil ning selleks, et täita regulatiivseid kohustusi.

Me võime samuti jagada teie isikuandmeid kolmandate isikutega, kui me müüme või ostame mõne ettevõtte või varasid; sel juhul võib juhtuda, et meil on vaja avaldada isikuandmeid ettevõtte või varade potentsiaalsele müüjale või ostjale, samuti nende professionaalsetele nõustajatele. Juhul kui ettevõtte või selle olulise osa või kogu selle varad omandab kolmas isik või meie kontserni kuuluv ettevõte, lisatakse isikuandmed, mis on meie poolt müüja valdusesse antud, üleantavate varade hulka.

Meie ruumides kogutav teave
Kui te külastate meie ruume, võivad ANTALISe või meie ruume haldava üksuse käitatavad videovalvesüsteemid teie pildi salvestada. Hoone videovalvesüsteemid võivad samuti salvestada kohad, kust te meie ruumidesse sisenete või sealt väljute, ning vastavad kuupäevad ja kellaajad. 

Suhtlus
Kui see on kohaldatavate õigusaktidega lubatud, võib ANTALIS salvestada ja/või jälgida tehtud ja vastuvõetud telefonikõnesid ning saadetavat või vastuvõetavat elektroonilist suhtlust ANTALISe võrgustikes selleks, et kaitsta meie äritegevust ja tagada kooskõla meie tegevuskavade ja asjakohaste õiguslike nõuetega. Igasugune selline salvestamine ja/või jälgimine toimub seaduslikel ärieesmärkidel ja kooskõlas kehtivate seaduste ja eeskirjadega. See võib toimuda muu hulgal järgmisel eesmärgil:
Faktide salvestamine (sh häälsõnumite tekstisõnumiteks konverteerimine)
ANTALISe tegevuskavade ja menetluste järgimise tagamine
Kohaldatavate seaduste ja määruste täitmine
Kuritegevuse ennetamine ja tuvastamine
ANTALISe võrgustike ja süsteemide tõhusa kasutamise ja toimimise jälgimine
Tõhusaks suhtlemiseks võib kirju ja dokumente saata krüptimata e-kirjaga. Teavitame teid, et see suhtlusviis ei ole garanteeritud turvalise suhtlusviisina. Samuti ei ole kättetoimetamise suhtes kehtestatud mingeid teenuse standardeid. Juhul kui te sooviksite, et me ei kasutaks krüptimata e-kirju, võtke ühendust oma kontaktisikuga ANTALISes.. 

Turundustegevused ja äritegevuse arendamine
ANTALIS kogub teavet turunduse ja äritegevuse arendamise eesmärgil ja kliendisuhete üldise haldamise raames. Me võime mingit osa personaalsest teabest kasutada kliendi meelelahutuse eesmärgil, muu hulgas salvestada teavet teie huvide ja eelistuste kohta.

Võime kasutada teie isikuandmeid, et saata teile teavet e-kirja või postiga, või sotsiaalmeedia või sotsiaalvõrgustike kaudu, teavet meie toodete ja teenuste kohta, sektoris toimuvate muutuste kohta, brošüüre, pressiteateid, kutseid seminaridele ja ettekannetele.

Üritused 
Juhul kui te osalete üritusel, mida korraldab ANTALIS või mida korraldatakse koos ANTALISega, kogume kontaktandmeid üritusele registreerimise raames. See teave võib hõlmata teavet toitumisvajaduste kohta ning andmeid võimaliku tervisliku seisundi või puude kohta, mis võib mõjutada teie tulekut üritusele või sellel osalemist. Kui üritust korraldatakse koostöös partnerorganisatsiooniga või mõnes ettevõttevälises kohas, võib meil olla vaja teie isikuandmeid jagada oma partneri, ürituse korraldaja või korralduskohaga. Jagatakse üksnes seda teavet, mis on vajalik ürituse korraldamiseks. Juhul kui üritust korraldatakse koostöös partnerorganisatsiooniga, teavitavad nemad teid turundustegevustest, mida nad soovivad läbi viia, ja küsivad teilt vajaduse korral selleks nõusolekut.

5. ANDMETE RAHVUSVAHELINE EDASTAMINE 

ANTALIS on üleilmselt tegutsev rahvusvaheline kontsern. Nagu enamik rahvusvahelisi ettevõtteid, juhib ANTALIS Euroopa Liidus kliendi- ja dokumendihalduse teatud aspekte tsentraalselt. Juhul kui klientide projektid hõlmavad rohkem kui ühte jurisdiktsiooni, peavad teabele lisaks juurde pääsema kõik need ANTALISe töötajad, kes projekti kaasatud on. Seetõttu võib juhtuda, et teie personaalset teavet edastatakse selle päritoluriigist väljapoole (sh teabe edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda) ning sellele on võimalik üleilmselt ANTALISes juurde pääseda.

ANTALIS võtab tarvitusele kõik vajalikud turvalisusega seotud ja õiguslikud ettevaatusabinõud, et tagada ANTALISe raames edastatava personaalse teabe ohutus ja terviklikkus ning võimaldada üleilmselt ANTALISe raames edastada Euroopa Majanduspiirkonnast pärit personaalset teavet kooskõlas kohaldatavate privaatsust puudutavatele Euroopa õigusaktidega, kasutades selleks personaalse teabe puhul samasuguseid kaitsestandardeid. Teie personaalne teave on seetõttu igal pool ühtemoodi kaitstud, sõltumata selle asukohast ANTALISes.

Teie personaalsele teabele pääsevad juurde ka ANTALISe teenusepakkujad, kes võivad asuda teistes jurisdiktsioonides. Lisateabe saamiseks vt allpool osa 7 „Teenusepakkujad“. 

6. ANDMETE AVALDAMINE

ANTALIS võib avaldada teie personaalset teavet i) kui see on vajalik märgitud eesmärkidel, sh ettevõttesiseselt; ii) kui see on nõutav kohaldatavate õigusaktide alusel; iii) seoses meie ettevõtte reorganiseerimise või mõne teise ettevõttega ühinemisega; iv) kui me usume, et selline avaldamine on vajalik selleks, et jõustada või kohaldada lepingu tingimusi ja teisi kokkuleppeid või muul viisil kaitsta ANTALISe õigusi, vara või turvalisust; v) selleks, et olla kooskõlas kohtumenetlusega, täita kohtu otsust või muud õiguslikku kohustust või järelevalveasutuse või riigiasutuse päringut; või vi) kui olete andnud selleks nõusoleku.

Sooviksime juhtida erilist tähelepanu asjaolule, et mõningates jurisdiktsioonides on ANTALISel seadusest tulenev kohustus teavitada järelevalveasutusi kahtlastest tehingutest ja muust tegevusest rahapesu, terrorismi rahastamise, siseringitehingute vastu võitlemist või muud seesugust puudutavate õigusaktide alusel. ANTALIS võib kuritegeliku tegevuse kahtluse korral samuti teavitada politseid ja teisi õiguskaitseasutusi. Võib juhtuda, et meil ei ole lubatud teid sellest eelnevalt või üldse mitte teavitada. 

Kolmandad isikud, kes saavad kliente, ettevõtteid või ärikontakte puudutavat personaalset teavet, võivad olla järgmised:
Maksu-, tolli- ja aktsiisiasutused
Järelevalveasutused ja muud kutseasutused
Börsi- ja noteerimisasutused
Ettevõtete direktorite ja ettevõtte osaluste avalikud registrid
Isikusamasuse tuvastamise teenuse pakkujad
Krediitkaardiandmete agentuurid
Kohtud, politsei- ja õiguskaitseasutused
Ministeeriumid ja riigiasutused
Audiitorid ja kutselised nõustajad (sh kutselised kahjukindlustajad ja nõustajad)
ANTALIS teeb kõik mõistlikud jõupingutused, et avaldada kõigil juhtudel nii vähe personaalset teavet kui võimalik. 

 7. TEENUSEPAKKUJAD

ANTALISele teenuseid osutavatele kolmandatele isikutele viidatakse kui alltöövõtjatele. ANTALIS sõlmib lepingud alltöövõtjatega, need lepingud käsitlevad asjakohaste isikuandmete kaitse seaduste nõudeid. Alltöövõtjatelt nõutakse asjakohaste turvameetmete kasutamist, et kaitsta personaalset teavet. Neil on keelatud kasutada personaalset teavet muul viisil, kui ANTALISe poolt on ette nähtud.

Alltöövõtjad, kes töötlevad personaalset teavet ANTALISe nimel, võivad asuda Euroopas või teistes riikides üle maailma. ANTALIS tagab, et alltöövõtjad järgivad seadusest tulenevaid nõudeid, mida kohaldatakse personaalse teabe edastamise suhtes väljapoole jurisdiktsiooni, milles see algselt koguti. Euroopa Majanduspiirkonnas kogutud või sealsete andmesubjektidega seotud andmete puhul nõuab ANTALIS alltöövõtjatelt, et nad täidaksid personaalse teabe edastamisel kolmandatesse riikidesse lepingu tüüptingimusi, nii nagu on ette nähtud asjakohastes privaatsust puudutavates Euroopa õigusaktides.

Kui te sooviksite saada rohkem teavet alltöövõtjate kohta, kellega me koostööd teeme, võtke palun ühendust meie rahvusvahelise andmekaitseametnikuga, saates sellekohase palve järgmisele e-posti aadressile info.ee@antalis.com.

8. OMA ANDMETE AJAKOHASTAMINE

ANTALIS teeb kõik endast oleneva, et säilitada enda valduses oleva personaalse teabe täpsus ja terviklikkus. Selleks, et meil oleks teie kohta kõige ajakohasem teave, on oluline, et teavitaksite meid kõigist kontaktandmete või muu personaalse teabe muutustest. Palun võtke ühendust oma partneriga kliendisuhete vallas või isikuga, kellega te tavaliselt ANTALISes suhtlete. Te saate ühendust võtta ka ANTALISe rahvusvahelise andmekaitseametnikuga, saates sellekohase e-kirja aadressile dpo@antalis.com.

9. ANDMETE SÄILITAMINE

ANTALIS säilitab personaalset teavet ainult seni, kuni see on vajalik eespool punktis 4 „Kogutavad andmed ja nende kasutamine“ kirjeldatud eesmärkidel. Pange tähele, et andmete säilitamise perioodid võivad eri jurisdiktsioonides olla erinevad. Personaalset teavet säilitatakse tavaliselt vähemalt 2 aastat. Seda võib säilitada lisaaja jooksul nii, nagu on määratletud kohaldatavast seadusest tulenevate piirangute alusel.

Meil võib olla vaja säilitada teavet märkimisväärse perioodi vältel selleks, et kehtestada, teostada ja kaitsta oma seaduslikke õigusi, samuti arhiveerimise ja ajaloo talletamise eesmärgil. Juhul kui see on võimalik ja mõistlik, muudetakse personaalne teave anonüümseks ning sellest eemaldatakse ja selles asendatakse või blokeeritakse üksikasjad, mis võimaldavad isikut tuvastada.

Kui te soovite saada rohkem teavet andmete säilitamise põhimõtete kohta, võtke palun ühendust meie rahvusvahelise andmekaitseametnikuga, saates sellekohase e-kirja järgmisele e-posti aadressile dpo@antalis.com

10. TEIE ÕIGUSED

Teil on seoses oma personaalse teabega järgmised õigused:
õigus tutvuda personaalse teabega, mis ANTALISel teie kohta on;
õigus lasta oma personaalset teavet parandada, näiteks kui see ei ole täielik või on vale;
õigus loobuda igal ajal turundusteavitustest;
teatud asjaolude korral ja kohaldatavate õigusaktide alusel õigus piirata või keelata oma personaalse teabe töötlemine või paluda, et teie personaalne teave ära kustutataks;
teatud asjaolude korral ja kohaldatavate õigusaktide alusel õigus saada koopia personaalsest teabest, mida te olete ANTALISele esitanud, struktureeritud, üldlevinud ja masinloetavas vormis (nn andmete ülekantavus);
juhul kui te olete esitanud personaalset teavet vabatahtlikult või olete muul viisil lubanud seda kasutada, õigus võtta oma nõusolek tagasi;
õigus esitada kaebus andmekaitseametile (vt allpool).
Kui te soovite oma õigusi teostada, võtke palun ühendust meie rahvusvahelise andmekaitseametnikuga, saates sellekohase e-kirja järgmisele e-posti aadressile info.ee@antalis.com.

Juhul kui olete alla 18aastane
Juhul kui olete alla 18aastane või te ei ole oma riigi seaduste kohaselt täisealine, hoolitsege selle eest, et teil oleks oma vanemate / õigusliku esindaja nõusolek enne, kui esitate meile enda kohta isiklikke andmeid. Alla 18 aasta vanused alaealised isikud ja kõik isikud, kes ei ole täisealised, ei tohi meile ilma sellise loata isikuandmeid esitada.  

Õigus esitada kaebus
Juhul kui meie vastus teid ei rahulda või kui te arvate, et me ei töötle teie isikuandmeid seadusega kooskõlas, võite esitada kaebuse oma riigi asjakohasele andmekaitseküsimuste järelevalveasutusele.  

Selle deklaratsiooni muudatused
Seda privaatsusteadet on ajakohastatud 2018. aasta mais. Me võime privaatsusteadet aeg-ajalt muuta või kohandada, kui see on vajalik selleks, et täita kohaldatavaid andmekaitseseadusi. Kui soovite, võite privaatsusteatega vastavalt vajadusele uuesti tutvuda. Kõiki privaatsusteate sätetes tehtavaid muudatusi hakatakse kohaldama hetkest, mil need meie veebilehtedel avaldatakse.  

Päringud
Kui teil on privaatsusteate kohta küsimus, võtke palun ühendust ANTALISe rahvusvahelise andmekaitseametnikuga, saates sellekohase e-kirja järgmisele e-posti aadressile dpo@antalis.com